Kan uw telefoonsysteem uw bedrijf volledig ondersteunen? Communicatie is een groot onderdeel van de bedrijfsvoering, maar kan dus ook probleem opleveren voor elk bedrijf. Slechte klantenservice leidt tot ontevreden klanten, wat vervolgens leidt tot een afname van omzet en omzet. De productiviteit neemt af wanneer medewerkers problemen hebben om soepel en effectief met collega’s en klanten te communiceren. Klinkt dit bekend?

Natuurlijk zijn er onvermijdelijke problemen waar elke onderneming mee te maken heeft, maar met betrekking tot uw zakelijke telefoonsysteem, kunt u onnodige problemen tegenkomen die een geavanceerd VoIP PBX-systeem of een aantal slimme functies binnen uw communicatiesysteem kunnen oplossen.

Hier zijn 5 veelvoorkomende situaties waarbij een verkeerd gebruik van uw telefoonsysteem juiste schade toebrengt aan uw bedrijf en de praktische oplossingen om ervan af te komen.

1. Frequent “bezet” signalen

“Beep-” Het vervelende geluid vertelt de beller bijna om op te hangen. Hoeveel potentiële klanten zijn hierdoor verloren? Volgens Voice Response Inc. zal ongeveer 34% van de bellers die ophangen nooit meer terugbellen.

Als u nog een traditioneel vast telefoonsysteem gebruikt zoals analoog of ISDN, is de kans groot dat er een bezetsignaal optreedt wanneer iemand een telefoon belt die al een enkele lijn in gebruik heeft. De capaciteit voor gelijktijdige gesprekken op VoIP-telefoons is veel hoger, tenminste als uw telecomprovider het aantal kanalen niet knijpt. Bovendien kunt u met een VoIP PBX-systeem ook gebruikmaken van een aantal slimme functies om korte wachttijden te realiseren en een aangename wachttijd te houden.

  • Speel muziek om klanten in de wacht te houden.
  • Laat de telefoon van meerdere medewerkers tegelijk overgaan.
  • Leid de oproep om naar een wachtrij en meld hun positie in de rij, evt. met verwachte wachttijd. 
  • Moedig de beller aan om een voicemailbericht achter te laten. 
  • Gebruik een begroetingstekst zodat de beller weet dat zijn oproep in behandeling is. 

2. Geen professionele begroeting

Voor veel klanten is een telefoongesprek de eerste interactie die ze hebben met een bedrijf. Interactive Voice Response (IVR) is niets nieuws. Hoewel het misschien een functie lijkt die exclusief is voor grotere ondernemingen of callcenters, is het gebruikelijk dat MKB het gebruiken om elk gesprek goed te laten beginnen door een standaard klantvriendelijke begroeting te hebben. Heeft u echter ooit bij nagedacht dat slecht ontworpen auto attendant-script in plaats daarvan potentiële klanten kan verdrijven? Hieronder staan de top 3 IVR-fouten om te voorkomen:

  • Overweldig uw klanten met te veel opties (onderzoek wijst uit dat na meer dan 3 opties de klant al een irritatie niveau bereikt.)
  • Uw klant “gesprek” afhandelen zonder hen met een echt persoon te laten praten
  • De belangrijkste informatie al in het menu weergeven. De kans is groot dat u de klant niet te spreken krijgt en deze al ophangt omdat hij de nodige informatie al heeft. 

3. Inefficiënte gespreksstroom

De telefoon gaat over maar geen medewerker antwoordt omdat ze het druk hebben of aannemen dat iemand anders de oproep aanneemt. Heeft u hier ook last van? Dat kan wel eens komen omdat u een inefficiënte gespreksstroom of zelfs geen structuur hebt voor uw gespreksstroom. Geleidelijk aan worden werknemers “doof” voor het gerinkel. VoIP-telefoonsystemen bieden een overvloed aan functies die uiterst nuttig zijn bij het opbouwen van een georganiseerde en efficiënte gespreksstroom, zoals:

  • Terugkerende beller direct verbinden aan de oorspronkelijke extensie die hij eerder gesproken heeft door AutoCLIP
  • Als de oorspronkelijke gebelde medewerker niet beschikbaar is, stuurt u een inkomende oproep door naar een andere bestemming (medewerker) met Doorschakelen.
  • Deel en distribueer oproepen naar medewerkers van bepaalde afdelingen met Ring Group
  • Onderscheidt oproepen van verschillende inkomende routes met Distinctive Ringtone
  • En veel meer opties …

4. Medewerkers vastgeketend aan het bureau

Kunnen uw werknemers op tijd worden bereikt, ook als ze bijvoorbeeld op zakenreis zijn? Kunnen uw werknemers zakelijke oproepen ontvangen op persoonlijke apparaten en bij uitbellen het bedrijfsnummer gebruiken? Leuk of niet, de BYOD-trend (Bring Your Own Device) is onvermijdelijk. Als alles wat u met uw huidige systeem doet zich ter plaatse afspeelt, heeft u drastische behoefte aan mobiliteit en zelfs unified communications. Als uw serviceprovider geen desktop- of mobiele softphone biedt die uw medewerkers in staat stelt om consistente communicatie-ervaring te hebben op meerdere apparaten, is het tijd om naar andere opties te zoeken.

Bij Roger Telecom bieden we gratis UC softphone om altijd en overal zakelijke communicatie mogelijk te maken. Met Linkus-softphone kunt u bellen en gebeld worden met een geüniformeerd bedrijfsnummer, regels voor het doorschakelen van oproepen instellen, oproepgeschiedenis en voicemails controleren vanaf uw mobiele telefoon of desktop. Beter nog, IM, aanwezigheid status en CRM-integratie is ook beschikbaar om team samenwerking te ondersteunen.

5. Kwetsbaar zijn voor systeemuitval

Je moet altijd een Plan B hebben, of zelfs een Plan C als dat nodig is. Ondanks alle voordelen is VoIP niet 100% risicovrij. Zelfs voor kleine bedrijven kan het ontbreken van een failover-plan in geval van een systeemstoring onmiddellijke en schadelijke gevolgen hebben. Studies hebben aangetoond dat Noord-Amerikaanse bedrijven $ 700 miljard per jaar verliezen aan IT-downtime. Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat bellen nooit wordt onderbroken. Hieronder staan 2 populaire opties Waaraan u kunt denken. 

Neem een Telefooncentrale in de cloud. Een goede provider biedt u een telefooncentrale op eigen servers gehost vanuit Nederlandse datacenter. Heeft deze provider zijn infrastructuur goed voor elkaar dan heeft hij de infrastructuur dubbel uitgevoerd. Dat wil zeggen een kopie van uw centrale draait op een tweede server die bij uitval van de eerste het overneemt, zodat uw communicatie gegarandeerd blijft. Dat geldt ook voor de dataverbindingen, Ook hier zullen ze moeten zorgen voor een redundante oplossing. Hierdoor loopt u weinig tot geen risico dat u niet bereikbaar bent. 

Een storing kan ook aan uw zijde plaatsvinden omdat uw internetprovider bijvoorbeeld tijdelijk een probleem heeft. In geval van een korte onderbreking van de internetservice, kan ervoor kiezen om een vooraf geconfigureerde 4G LTE-failover op uw router in te stellen die onmiddellijk een kosteneffectieve alternatieve verbindingen bieden.

Tot slot:

U denkt misschien niet veel na over hoe uw telefoonsysteem uw bedrijfsvoering kan beïnvloeden, maar u zou eigenlijk wel moeten doen. Wanneer uw telefoonsysteem het niet bij kan houden, kan uw bedrijf dat ook niet. Kijkt u eens of u zich herkent in een van de bovenstaande situaties.  Maak er een einde aan en ontdek hoe uw bedrijf efficiënter kan werken met het juiste communicatiesysteem. Bovendien, als u nog steeds het traditionele vaste-lijnsysteem als ISDN gebruikt, is VoIP als een telefooncentrale in de cloud de investering meer dan waard. 

Lees ook: 5 redenen waarom een cloudPBX van Roger Telecom, 5 tips voor een soepele migratie naar VoIP. Beëindiging van isdn, voip is het alternatief